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为什么OA系统无法实现复杂的采购管理

文章出处:申博sunbet人气: 发表时间:2019-06-19 17:27

  传统老牌的OA厂商,企业在选型时,虽然花大精力、长周期开发出来采购管理,但无法实现复杂的管理需求,无法与预算挂钩、物料名称和编号随意、无法包含现实采购的全部情况、无法进行流程的精确传递和审批、采购过程无法管控,最终造成众多企业的采购管理信息化形同虚设,采购过程无法进行监管。

  最终不得不放弃原有的OA厂商,从BPM业务流程管理厂商中选择灵活的业务流程平台,通过量身定制实现采购的全过程管控。以某企业为例,例举 。

  老OA系统因为没有强大的开发框架的支持,扩展性弱、集成困难;流程方面是列表式的流程设计,死板固定,无法根据业务变化进行流程的调整,操作繁琐运行弱;界面花哨上手难、适应时间长;功能杂乱不使用、无法支撑复杂的业务管理;数据模块无法关联与整合。

  老系统流程能力太弱,只能一个物料填写一个流程,无法实现Colloa平台这种以BPM业务流程管理为核心的系统,做到复杂的多对多的业务关系及数据的生成、传递和汇总。

  无法实现精确传递和审批。老系统整个采购申请直至下订单的过程,只是一个物料审批流转的记录和过程处理跟踪,对数据在不同表单中的多次传递、汇总、及分解,这样复杂的运算,无法做到。

  企业运营物料所需的采购,滚动起来,每月近五千种物料需求,新系统通过Colloa 协同运营平台实现复杂的采购管理。多个申请单中的多种物料,汇总并通过权限分解给不同的采购员。每种物料被分发给多个供应商进行询价,每月的几百上千种物料需求由几十名采购员进行分发询价。某采购员某一时段内的多种询价结果,集中汇总至询价汇总单。同一供应商的中标结果,根据采购员、需求时间等情况筛选并进行采购订单审批。

  采购情况包含不全。出现问题只能退回申请人处修改后重新审批。不仅耗时耗力,同一个物料,各层级的领导反复审批,大大增加审批的工作量。如老系统中,无法拆单,一个物料只能一个供应商提供,如需多供应商提供时必须退回申请人重新填写两张单据;当采购员询价后发现无法满足物料采购需求时,采购员必须将流程一步退回到申请人填单的步骤。且协调过程无法通过流程操作,只能线下协调,当出现问题时,无法追溯查明原因。

  过程无法精细化管控。老系统中,采购员进行供应商询价时,无统一规范的询价单,询价结果出现五花八门的报价;无采购员询价汇总的过程,线下提交部长审批没有电子化过程;过程简单无细节,采购部长无法监管采购细节。

  老系统采购申请、审批、订单等的结果,都是相对孤立的,无法与费预算进行挂钩。各层级的领导在审批过程中,也无法查询该比审批,是在预算内,还是已经超出预算,部门领导对情况了解的更清楚一些,但财务总监、总经理等,在审批时就只能打电话询问,变成业务与流程脱离,审批变得流于形式。

  Colloa 平台实现与预算的实施关联,当超过该部门本月该科目的预算时,系统将自动提示已超预算,将业务与流程结合,助力电子化审批。财务总监、总经理审批时,看到是预算内的费用,审批时间缩短、电话询问减少,即使出差时也可以轻松审批。

  老系统无法与ERP对接,没有物料和编号的数据,填写申请单时,申请人随意填写,等申请结束询价时,采购员按平时习惯随意修改名称发询价邮件,询价结果中物料名称五花八门。无法实现物料名称和编号的统一。

  Colloa 平台实现与ERP的数据对接,实时抓取ERP中的物料数据,在流转过程中,物料信息都是自动带入,无须手工填写,实现物料信息统一,与物料管理、出入库等信息保持一致。

  采购过程的监管,直接关系到产品、项目、生产的质量,决定着企业产品周转的速度,关系到企业的利润,是企业运作管理等一切活动的开端,采购的过程监管,选型当然应谨慎。



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