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OA办公系统:“三步走”推进应用成功

文章出处:申博sunbet人气: 发表时间:2019-04-22 13:34

  在现代企业管理体系下,OA系统是当下企业管理软件的标配产品,OA办公系统的使用价值被越来越多的企业认可。在这样的前提下,许多企业盲目上马OA,既没有需求,也没有调研,OA上线之后才发现根本用不起来,OA的投入产出严重失衡,企业的科学管理也成为一句空话,才大呼上当。

  这种情况并不在少数,也并非完全是OA厂商之过。前期选型OA时,企业都需要哪些功能?OA系统实施中,需求会不会有变更?系统实施后,OA的功能在企业运作管理中是否应用充分?可以说选型、实施、应用每一个步骤都直接关系着OA系统的使用体验。那么,怎样提升OA系统应用的成功率呢?

  谨慎选型。OA办公系统的选型是一个非常严谨的过程。在这个阶段,企业不能操之过急。企业要用好OA系统,首先要确定自己的需要,包括当前的核心需求以及未来几年的潜在需求。需求确定要具体、集中,不要泛泛,比如我就想提高工作效率。这些需求不清楚是无法选择适合自己的OA的。

  确定好自身需求后,就要仔细考察市场的OA产品了。从品牌、技术、产品使用体验等等几个方面综合考虑。可以借助网络搜索、口碑、同行推荐等方式寻找最合适的OA产品,如泛微OA、华天动力协同OA系统、致远OA等是近年来被市场选择最多的几款OA软件产品,都可以放在考察名单上好好甄选。

  要是还拿不定注意,就对考察名单上的OA产品试用吧。在OA软件行业,有远见的厂商一直在大力提倡和鼓励用户试用产品,比如泛微、华天动力等。以华天动力协同OA系统为例,其在线试用功能无需填写任何试用资料即可进行。企业不妨结合这种试用手段,将自己的核心需求,将代表性的流程、表单、报表等功能试用一下,再看看操作是否容易上手。如果感觉差不多,就可以和厂商进一步沟通,如果差距太大,那么就可以放弃了。

  沟通实施。OA软件定了!完成了OA选型这一步,许多OA选型者以为万事大吉了,一切就交给OA厂商了,实则不然。OA系统实施之后经常会遇到的一些典型问题如流程梳理、管理对接、系统设置、需求变更乃至二次开发等。其中最困难的两个问题恐怕还是管理对接和需求变更,前者是如何将OA系统与企业的管理实践完美融合,通过OA系统实现管理制度的落地和保障执行。后者是如何对需求变更进行有效的管理,既确保项目的顺利实施和按期交付,又满足用户合理的个性化需求。

  不管是什么问题,解决之道都在于沟通,包括厂商实施人员和企业项目主管间的沟通,以及企业内部各相关人员的沟通。沟通建立在坦诚和理解的基础上,只要沟通顺畅了、到位了,那么问题就容易解决。所以实施过程中,沟通才是第一位!

  正确应用。OA系统实施成功了,终于可以上线应用了。那是不是马上就可以看见成果呢?首先OA系统要完全融入企业需要一个过程,不是一蹴而就的。所以应该循序渐进、坚持不懈。它只有按照既定的目标,一步一步去实现,才能够达到预期效果。

  另外,OA系统只是一个工具,首先需要企业有正确的组织文化和管理制度,完全指望OA系统来变革企业管理是不现实的。它只能是协助企业管理,完善企业管理,提升企业管理。它需要企业至上而下持续的支持和坚持,如果上面的管理者不用,那么下面的员工肯定也用不好,所以管理者对OA系统的应用起到龙头的作用。这也就是华天动力OA系统倡导的“智慧协同”理念的原型,企业OA系统使用需要实现执行、管理、决策的协同一体化。



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